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Dans son édition 2012, le Prix des Nations unies pour le service public a attribué la deuxième place pour la région Afrique au RCAR dans la catégorie «Améliorer la prestation de service», pour son initiative : «Implémentation de la pratique “Zéro Papier” – dématérialisation des processus». Ce prix récompense la créativité et les contributions des institutions publiques du monde entier, au service d’une administration publique plus efficace et réactive. Ce prix vient couronner le parcours d’excellence suivi par le RCAR depuis plusieurs années. Pour rappel, le Régime collectif d’allocation de retraite, caisse de retraite gérée par la Caisse de dépôt et de gestion, a été plusieurs fois récompensé pour ses capacités organisationnelles : le deuxième Prix AGEF 2006, le Prix eMtiaz 2008 et le Prix national de la qualité-PNQ 2010.
Avec toutes ces performances reconnues, la CDG confirme son leadership dans le secteur des retraites et contribue par la même occasion à la modernisation du service public. Qu’est-ce que le «Zéro papier» et quels en sont les avantages ? Le RCAR a réussi à supprimer la circulation et la manipulation de tous les documents papier, métiers entrants et sortants. Ce projet s’est traduit par la mise en place du Centre d’acquisition numérique (CAN) qui a pour missions de recevoir du Bureau d’ordre tout le courrier métier entrant, de le trier et de le préparer pour la numérisation et la reconnaissance optique (LAD), de scanner tous les documents selon la procédure en vigueur, de les indexer pour leur stockage dans la base GED, de router automatiquement les documents vers les opérateurs concernés (WORKFLOW) et d’archiver dans des cartons, selon la procédure en vigueur (code à barres). Le CAN, qui emploie une dizaine d’agents et de cadres redéployés et maîtrisant parfaitement tous les processus métiers, permis la mise en place d’un point unique d’entrée de tous les documents métier (demande d’immatriculation, demande de remboursement, demande de pension, réclamations, etc.).
Le suivi et la traçabilité du traitement du courrier métier et des instances sont assurés grâce à l’utilisation des fonctions de traçage, dont le Tracker graphique (traceur graphique). Il faut noter que tout se fait de manière électronique : la gestion et le suivi électronique de toutes les instances, la manipulation électronique des documents métier (formulaires, lettres, papiers administratifs, chèques, etc.), ce qui permet une accélération et une transparence des procédures, une réalisation d’économies importantes sur la consommation du papier (photocopies, impressions), une réalisation de grandes économies sur la saisie des données grâce à la LAD (Reconnaissance optique des caractères) et une alimentation automatiques des indicateurs de performances (délais de traitement, nombre moyen de dossiers traités, nombre de rejets). Soucieux de fluidifier ses processus externes également, le RCAR a mis en place une plateforme e-business pour assurer l’intégration électronique de ses principaux partenaires.
La plateforme retenue par le RCAR pour construire sa communauté électronique est bâtie autour de la technologie XML/AS2 qui permet l’intégration de back-office à back-office dans un cadre convivial et hautement sécurisé : – Les fichiers échangés sont décrits en XML, langage standard du marché. – Le processus d’échange des documents et des fichiers est modélisé par un langage graphique très facile à manipuler. – Le protocole AS2 garantit toutes les fonctions de sécurité nécessaires, telles que l’authentification, l’intégrité des données, le cryptage des données et la non-répudiation.
Les clients ayant choisi d’être implémentés dans la plateforme e-business tireront de sa mise en œuvre les bénéfices suivants : – Automatisation des échanges des fichiers et des documents. – Traçabilité de ces échanges. – Fiabilité et intégrité des données. – Raccourcissement des délais de traitement grâce à l’automatisation de la gestion des rejets. – Élimination des tâches manuelles. Les gains escomptés par le RCAR sont également nombreux et importants : – Optimisation du processus de chargement des supports média reçus. – Élimination des tâches manuelles. – Chargement automatique dans SIR@P (système d’information de la RCAR). – Gestion automatique du processus (transfert, accusé de réception, rejets). – Accélération et traçabilité des transactions.
