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Le « Records management » trouve ses origines dans les pays anglo-saxons, notamment les Etats-Unis, où la réglementation a entraîné des besoins de traçabilité, de suivi de documents et la nécessité d’un cadre de confiance. En outre, la Seconde guerre mondiale constitue un facteur clé du développement de la discipline car il fallait penser à une solution méthodique pour faire face au problème de l’inflation des documents administratifs en cette période.
Le RM se veut donc l’une des formes du management de l’information qui s’intègre dans la politique d’information générale d’un organisme. Il vise l’organisation et la gestion de l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités ou de ses obligations légales. Mme Houda El Kihal, informatiste à la Caisse de dépôt et de gestion (CDG) qui exerce le Records management fait le point sur ce métier et dévoile le profil adéquat, les principales missions et l’étendue de la pratique du Records management dans les entreprises marocaines.
Le Matin Emploi : Pouvez-vous nous dresser le profil du Records manager et ses principales missions ?
Houda El Kihal : Le métier du Records manager est fondé, en plus de la formation spécialisée en sciences de l’information, sur la maîtrise des activités de l’organisme. Pour chaque activité et sous-activité, le RM définit quels documents doivent être créés, quelles informations doivent y figurer, sous quelle forme et quel support.
Le Records manger veille aussi à évaluer les flux et circuits d’informations et de documents dans l’organisme et à comparer cette analyse avec celle des besoins. Il est nécessaire de connaître les fonctions remplies par les documents à évaluer afin de localiser les différents statuts d’information (pertinente, redondante, valide, nécessaire).
Le RM propose la politique de records management .Une fois validée, il veille à la déployer à travers les structures de l’entreprise et expliquer les nouvelles règles et procédures établies en les faisant respecter, grâce à ses compétences documentaires, archivistiques, organisationnelles et informatiques. La connaissance des activités et de la culture d’entreprise lui est indispensable.
Pourriez-vous nous exposer les avantages et les limites du RM ?
Rappelons d’abord que le RM a pour finalité de permettre à l'organisme de disposer à tout instant du document –physique ou électronique- dont il a besoin. Sa mise en place est donc primordiale pour la maîtrise des documents durant leur cycle de vie, en garantissant leur accessibilité et leur intégrité.
Une récupération rapide, pertinente et exhaustive des informations soutient les prises de décisions, permet la réactivité et l’efficacité dans les affaires courantes et pourra empêcher un risque de sanction financière d’un organisme pour ne pas avoir produit une preuve suite à un litige donné. Toutefois, la mise en place du RM nécessite l’implication de toutes les structures concernées d’où la complexité que peut rencontrer un records manager, pour tracer une politique pragmatique appliquant les principes du records management et tout en respectant les spécificités de l’ensemble des acteurs.
Existe-t-il des normes qui régissent le métier du Records manager ?
Certainement, et depuis son apparition, le RM a été régit par un ensemble de règles et de directives. Il a fait l’objet en 2001 d’une norme internationale ISO 15489, reprise en 2002 par l’AFNOR (Association française de normalisation) sous le même titre NF ISO 15489. La norme ISO 15489 est un guide pour définir les responsabilités des organismes vis à vis de leurs documents d’archives, et les principes, procédures, systèmes et méthodes. C’est aussi un guide pour la mise en place d’une démarche qualité. Elle suit les recommandations des normes
ISO 9001, 9002 (système de gestion de la qualité) et 14000 (management environnemental) pour les conceptions et la mise en œuvre d’un système d’archivage.
Pensez-vous que les organisations marocaines sont conscientes du rôle éminent du RM ?
Parfaitement, la production exponentielle des documents physiques et électroniques implique une conduite du changement particulièrement construite et évolutive. Il paraît naturel que les organisations marocaines tiennent compte à leur tour de l’arrivée de filières spécialisées en gestion documentaire. Sous l’égide du « plan Maroc numérique 2013 », du programme « e-gov », d’une politique « zéro parier », les décideurs encourage de plus en plus les projets de dématérialisation des documents et des procédures, de numérisation et de gestion électronique des documents. Cette évolution technologique qui a tendance à se généraliser, fait de l’entreprise marocaine un champ fertile pour la mise en place d’un Records Management de plus en plus performant.
