Le travail en binôme où en équipe élargie retrouve donc toute sa place de nos jours. Ainsi, partager les informations, coordonner le travail, générer des idées, débattre, prendre des décisions… sont autant d'activités qui sont menées de concert entre un ensemble de collaborateurs. Une tendance confirmée par l'étude qui révèle que les entreprises étant conscientes du fait que la collaboration favorise l'innovation stratégique, elles cherchent par tous les moyens à assurer la réussite de leurs activités, à encourager et développer les échanges et les synergies au sein de leurs équipes.
Donc, cap sur la collaboration tous azimuts. Les résultats de l'étude démontrent que la plupart des idées émergent du travail mené en binôme et que ce dernier reste la forme la plus fréquente de collaboration. Aussi, le jeu, sous différentes formes, fait partie intégrante du processus collaboratif des entreprises, mais il doit être authentique. Autre point non négligeable : pour bien collaborer, les utilisateurs doivent sentir qu'ils ont le contrôle, et cela passe par l'appropriation de l'espace. Par ailleurs, la collaboration requiert une grande confiance entre les participants et qu'ils aient le sentiment de former une communauté.
Et enfin, l'étude démontre également que les espaces qui encouragent le plus la collaboration sont utilisés sans contrainte, comme des outils. Et pour cause, leur caractère dynamique et changeant leur confère un aspect presque vivant. Dans cette dimension, l'aménagement de l'espace de travail se doit donc de faciliter la collaboration, tout en prenant en compte aussi bien les différences culturelles et générationnelles que la diversité des modes de travail.
En matière de recommandation, l'étude de Steelcase conseille de bien utiliser l'espace pour favoriser une collaboration enthousiaste. Ainsi, l'aménagement de l'espace doit encourager le travail à deux ou plus de façon spontanée, en tout lieu, ceci pour permettre à chaque utilisateur de s'exprimer à sa façon, à égalité et aussi encourager la confiance et le partage sincère. Les experts conseillent également aux entreprise de «permettre à chaque utilisateur de s'approprier l'espace, de cautionner le jeu en lui donnant une place importante dans l'univers de l'entreprise, de valoriser les échecs et pas seulement les succès, d'encourager et protéger le flux et, enfin, d'exprimer des valeurs conviviales, authentiques, humaines».
Dans cette perspective, les espaces vont devoir être de plus en plus efficaces, pour relier les personnes entre elles, et assurer leur connexion avec les outils et les informations, soulignent les experts de Steelcase. Les résultats de l'étude prouvent qu'un aménagement fonctionnel et ergonomique offre la possibilité à tous les collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes de manière à augmenter la productivité. De même que la valorisation de la dimension émotionnelle liée à l'espace de travail permet d'exprimer encore plus la culture d'entreprise et de contribuer au bien-être et à la motivation des employés.
In fine, pour garantir une bonne ambiance au sein de l'entreprise, le top management est appelé de plus en plus à favoriser les échanges et les rencontres entre les collaborateurs, qu'ils soient formels ou informels, pour atteindre une meilleure cohésion entre les cadres et garantir le travail en synergie qui donne de bons fruits.
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Avis d'expert • Nicolas de Benoist, chercheur au sein de l'équipe WorkSpace Futures
Quelles sont les dernières tendances en matière de management des équipes et quel est leur impact sur la prise de décision ?
Même si l'espace est au cœur des problématiques des entreprises, il m'est difficile de pointer les tendances les plus récentes en matière de management. Dans les grandes lignes, le manager doit s'orienter vers le « coaching » plutôt que le management précis des tâches quotidiennes. Il doit responsabiliser l'employé. Cela a deux conséquences majeures : le manager doit juger son équipe sur la finalité et les objectifs à atteindre plutôt que sur les moyens et processus pour les atteindre. Par ailleurs, il ne doit plus les diriger au pied de la lettre, mais doit apprendre à les accompagner en leur donnant des conseils qui leur permettent de résoudre eux-mêmes leurs problèmes. Il doit également comprendre la diversité des cultures et la philosophie métier. La plupart des équipes sont pluridisciplinaires et réparties dans différentes villes, régions ou pays. Ces différences influencent considérablement les perspectives des collaborateurs, leurs attentes de bien-être, de satisfaction personnelles, etc. pour les accompagner au mieux. Il doit développer une réelle curiosité de la diversité pour s'adapter à ce contexte relationnel et culturel complexe mais extrêmement riche.
De plus en plus, le manager doit encourager la transparence et le partage. Les technologies numériques génèrent beaucoup d'information et de flux multiple qui font gagner l'entreprise en performance. Mais elles entraînent également beaucoup d'opacité, parce que l'information numérique disparaît du monde physique, devenant invisible dans l'espace de travail et dans le quotidien des gens. Ainsi, le manager doit encourager les individus à se rencontrer pour que l'information invisible, la partie cachée de l'iceberg de l'entreprise, reparaisse hors de l'eau, au grand jour et qu'elle soit utilisée pleinement par tous les intervenants au profit de l'innovation et de l'agilité de l'entreprise. L'enjeu du partage de l'information et de la transparence est crucial.
Dans quelle mesure l'aménagement de l'espace peut-il augmenter la productivité ?
On considère que l'espace a un impact cognitif très fort, qu'il peut influencer significativement la façon dont on pense et on se comporte dans l'entreprise. Sa conception a donc un impact direct sur les hommes et sur la productivité, beaucoup plus qu'on ne le pense spontanément.
La conception bien réfléchie en amont d'un espace de travail peut nous permettre de nous sentir mieux, de réfléchir mieux, d'être plus concentré, plus profondément et plus longtemps. Par ailleurs, comme je l'ai décrit précédemment, l'espace peut très largement favoriser le partage et la diffusion de l'information si il est bien orchestré, et c'est une condition indissociable pour que l'entreprise fonctionne comme un organisme vivant, souple et adaptatif. Pour citer Darwin, « ce ne sont là les espèces les plus fortes ni les plus intelligentes qui survivent, mais celles qui ont la plus grande capacité d'adaptation au changement ». Cette citation est vraie pour l'entreprise : si tout le monde reste dans son bureau avec la porte fermée, peut être que l'intelligence de l'entreprise ou sa force augmente, bien que j'en doute, mais ce qui est sûr, c'est qu'elle ne saura pas s'adapter parce que personne ne sera au courant de ce qui se passe en dehors de son bureau !
Autrement dit, si une entreprise souhaite tirer profit de son espace de travail, elle doit être attentive à équilibrer spatialement les lieux de création, de production, ou de diffusion et réfléchir à leur interaction pour qu'ils soient perméables (encourager la fluidité) mais sans se perturber les uns les autres.
Que conseillez-vous aux entreprises pour stimuler davantage la collaboration entre collègues ?
La communication est un besoin naturel entre les hommes. Mais dans l'entreprise, les échanges sont soudainement moins spontanés, plus limités et contraints. Le poids hiérarchique freine bien souvent les employés à s'exprimer librement : il n'osent pas donner leur avis en présence de leur manager s'ils ne sont pas d'accord, ils n'osent pas prévenir leurs supérieurs lorsqu'ils ont fait une erreur, ou même partager une idée lorsqu'elle change le statu quo. Autrement dit, la culture d'une entreprise est bien souvent le premier frein de la collaboration.
Si une entreprise décide de transformer sa culture pour encourager la collaboration, elle doit d'abord changer son management hiérarchique vers un management plus inclusif, plus attentifs aux points de vue des autres et plus ouvert aux erreurs. Elle doit également encourager les relations informelles, spontanées et agréables entre les individus qui ont la vertu d'augmenter la familiarité entre les employés qui augmentent le capital social de l'entreprise. Ce capital fluidifie considérablement l'exécution des processus de travail de l'entreprise. Elle doit montrer que le fait de se réunir n'est pas seulement nécessaire pour les décisions importantes, mais aussi pour s'assurer que tout le monde est aligné à une vision partagée et acceptée de l'objectif à atteindre.
Comment favoriser les rencontres spontanées ?
L'espace peut largement favoriser les rencontres spontanées en amenant les gens à se croiser, à s'interpeller dans les couloirs, cafétérias, à l'entrée de bureau, etc. Mais il peut également favoriser les réunions inclusives en mettant les individus à égalité dans l'espace, en plaçant l'information au bon endroit, en favorisant toutes les formes de communication. Il peut également favoriser l'authenticité des échanges en cassant certains codes et certaines postures culturelles pour réintroduire des échanges plus naturels, plus humains, moins codifiés par le monde du travail. Une grande variété d'espace peut également être un atout pour permettre aux utilisateurs de choisir intuitivement le lieu qui correspondra le mieux au type d'activité ou d'échange qu'ils souhaitent.
Donc, cap sur la collaboration tous azimuts. Les résultats de l'étude démontrent que la plupart des idées émergent du travail mené en binôme et que ce dernier reste la forme la plus fréquente de collaboration. Aussi, le jeu, sous différentes formes, fait partie intégrante du processus collaboratif des entreprises, mais il doit être authentique. Autre point non négligeable : pour bien collaborer, les utilisateurs doivent sentir qu'ils ont le contrôle, et cela passe par l'appropriation de l'espace. Par ailleurs, la collaboration requiert une grande confiance entre les participants et qu'ils aient le sentiment de former une communauté.
Et enfin, l'étude démontre également que les espaces qui encouragent le plus la collaboration sont utilisés sans contrainte, comme des outils. Et pour cause, leur caractère dynamique et changeant leur confère un aspect presque vivant. Dans cette dimension, l'aménagement de l'espace de travail se doit donc de faciliter la collaboration, tout en prenant en compte aussi bien les différences culturelles et générationnelles que la diversité des modes de travail.
En matière de recommandation, l'étude de Steelcase conseille de bien utiliser l'espace pour favoriser une collaboration enthousiaste. Ainsi, l'aménagement de l'espace doit encourager le travail à deux ou plus de façon spontanée, en tout lieu, ceci pour permettre à chaque utilisateur de s'exprimer à sa façon, à égalité et aussi encourager la confiance et le partage sincère. Les experts conseillent également aux entreprise de «permettre à chaque utilisateur de s'approprier l'espace, de cautionner le jeu en lui donnant une place importante dans l'univers de l'entreprise, de valoriser les échecs et pas seulement les succès, d'encourager et protéger le flux et, enfin, d'exprimer des valeurs conviviales, authentiques, humaines».
Dans cette perspective, les espaces vont devoir être de plus en plus efficaces, pour relier les personnes entre elles, et assurer leur connexion avec les outils et les informations, soulignent les experts de Steelcase. Les résultats de l'étude prouvent qu'un aménagement fonctionnel et ergonomique offre la possibilité à tous les collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes de manière à augmenter la productivité. De même que la valorisation de la dimension émotionnelle liée à l'espace de travail permet d'exprimer encore plus la culture d'entreprise et de contribuer au bien-être et à la motivation des employés.
In fine, pour garantir une bonne ambiance au sein de l'entreprise, le top management est appelé de plus en plus à favoriser les échanges et les rencontres entre les collaborateurs, qu'ils soient formels ou informels, pour atteindre une meilleure cohésion entre les cadres et garantir le travail en synergie qui donne de bons fruits.
Avis d'expert • Nicolas de Benoist, chercheur au sein de l'équipe WorkSpace Futures
Quelles sont les dernières tendances en matière de management des équipes et quel est leur impact sur la prise de décision ?
Même si l'espace est au cœur des problématiques des entreprises, il m'est difficile de pointer les tendances les plus récentes en matière de management. Dans les grandes lignes, le manager doit s'orienter vers le « coaching » plutôt que le management précis des tâches quotidiennes. Il doit responsabiliser l'employé. Cela a deux conséquences majeures : le manager doit juger son équipe sur la finalité et les objectifs à atteindre plutôt que sur les moyens et processus pour les atteindre. Par ailleurs, il ne doit plus les diriger au pied de la lettre, mais doit apprendre à les accompagner en leur donnant des conseils qui leur permettent de résoudre eux-mêmes leurs problèmes. Il doit également comprendre la diversité des cultures et la philosophie métier. La plupart des équipes sont pluridisciplinaires et réparties dans différentes villes, régions ou pays. Ces différences influencent considérablement les perspectives des collaborateurs, leurs attentes de bien-être, de satisfaction personnelles, etc. pour les accompagner au mieux. Il doit développer une réelle curiosité de la diversité pour s'adapter à ce contexte relationnel et culturel complexe mais extrêmement riche.
De plus en plus, le manager doit encourager la transparence et le partage. Les technologies numériques génèrent beaucoup d'information et de flux multiple qui font gagner l'entreprise en performance. Mais elles entraînent également beaucoup d'opacité, parce que l'information numérique disparaît du monde physique, devenant invisible dans l'espace de travail et dans le quotidien des gens. Ainsi, le manager doit encourager les individus à se rencontrer pour que l'information invisible, la partie cachée de l'iceberg de l'entreprise, reparaisse hors de l'eau, au grand jour et qu'elle soit utilisée pleinement par tous les intervenants au profit de l'innovation et de l'agilité de l'entreprise. L'enjeu du partage de l'information et de la transparence est crucial.
Dans quelle mesure l'aménagement de l'espace peut-il augmenter la productivité ?
On considère que l'espace a un impact cognitif très fort, qu'il peut influencer significativement la façon dont on pense et on se comporte dans l'entreprise. Sa conception a donc un impact direct sur les hommes et sur la productivité, beaucoup plus qu'on ne le pense spontanément.
La conception bien réfléchie en amont d'un espace de travail peut nous permettre de nous sentir mieux, de réfléchir mieux, d'être plus concentré, plus profondément et plus longtemps. Par ailleurs, comme je l'ai décrit précédemment, l'espace peut très largement favoriser le partage et la diffusion de l'information si il est bien orchestré, et c'est une condition indissociable pour que l'entreprise fonctionne comme un organisme vivant, souple et adaptatif. Pour citer Darwin, « ce ne sont là les espèces les plus fortes ni les plus intelligentes qui survivent, mais celles qui ont la plus grande capacité d'adaptation au changement ». Cette citation est vraie pour l'entreprise : si tout le monde reste dans son bureau avec la porte fermée, peut être que l'intelligence de l'entreprise ou sa force augmente, bien que j'en doute, mais ce qui est sûr, c'est qu'elle ne saura pas s'adapter parce que personne ne sera au courant de ce qui se passe en dehors de son bureau !
Autrement dit, si une entreprise souhaite tirer profit de son espace de travail, elle doit être attentive à équilibrer spatialement les lieux de création, de production, ou de diffusion et réfléchir à leur interaction pour qu'ils soient perméables (encourager la fluidité) mais sans se perturber les uns les autres.
Que conseillez-vous aux entreprises pour stimuler davantage la collaboration entre collègues ?
La communication est un besoin naturel entre les hommes. Mais dans l'entreprise, les échanges sont soudainement moins spontanés, plus limités et contraints. Le poids hiérarchique freine bien souvent les employés à s'exprimer librement : il n'osent pas donner leur avis en présence de leur manager s'ils ne sont pas d'accord, ils n'osent pas prévenir leurs supérieurs lorsqu'ils ont fait une erreur, ou même partager une idée lorsqu'elle change le statu quo. Autrement dit, la culture d'une entreprise est bien souvent le premier frein de la collaboration.
Si une entreprise décide de transformer sa culture pour encourager la collaboration, elle doit d'abord changer son management hiérarchique vers un management plus inclusif, plus attentifs aux points de vue des autres et plus ouvert aux erreurs. Elle doit également encourager les relations informelles, spontanées et agréables entre les individus qui ont la vertu d'augmenter la familiarité entre les employés qui augmentent le capital social de l'entreprise. Ce capital fluidifie considérablement l'exécution des processus de travail de l'entreprise. Elle doit montrer que le fait de se réunir n'est pas seulement nécessaire pour les décisions importantes, mais aussi pour s'assurer que tout le monde est aligné à une vision partagée et acceptée de l'objectif à atteindre.
Comment favoriser les rencontres spontanées ?
L'espace peut largement favoriser les rencontres spontanées en amenant les gens à se croiser, à s'interpeller dans les couloirs, cafétérias, à l'entrée de bureau, etc. Mais il peut également favoriser les réunions inclusives en mettant les individus à égalité dans l'espace, en plaçant l'information au bon endroit, en favorisant toutes les formes de communication. Il peut également favoriser l'authenticité des échanges en cassant certains codes et certaines postures culturelles pour réintroduire des échanges plus naturels, plus humains, moins codifiés par le monde du travail. Une grande variété d'espace peut également être un atout pour permettre aux utilisateurs de choisir intuitivement le lieu qui correspondra le mieux au type d'activité ou d'échange qu'ils souhaitent.
